E-Mail-Rechnungen

Rechnungen per E-Mail versenden – ist das rechtens?

Ab 1. Juli 2011 dürfen Rechnungen elektronisch übermittelt werden, das heißt, der Versand von Rechnungen per E-Mail ist zulässig.

Für Unternehmer und Selbständige bedeutet dies weniger Aufwand und keine bürokratischen Hürden. Voraussetzung ist allerdings, dass der Kunde/Adressat dieser Art von papierlosem Verfahren zuvor zugestimmt hat.

Bisher war diese Art relativ kompliziert, da für den Rechnungsversand per E-Mail eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig war. Von nun an kommt es darauf an, dem Rechnungsempfänger die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhaltes und die Lesbarkeit zu garantieren.

Unverändert bleiben hingegen die erforderlichen Angaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss.

Hier die Anforderungen an eine Rechnung:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmens
  3. Ausstellungsdatum
  4. Rechnungsnummer, d. h. eine fortlaufende Nummer, mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
  5. Menge und Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Oder: bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung, sofern der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
  7. Aufschlüsselung des Entgelts nach einzelnen Umsatzsteuersätzen bzw. –steuerbefreiungen (nur, wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen
  8. Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  9. Den anzuwendenden Umsatzsteuersatz
  10. Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  11. Bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers

Hinweis: Entgelt = Nettobetrag

Quelle: Ratgeber Handwerk – Anforderungen an Rechnungen – Alle Regelungen zur Rechnungsstellung